1 Infrastruttura documentale¶

Per amministratore o utente evoluto

Versione 1 del 11/03/2020

1.1 Acronimi e Abbreviazioni¶

PE

Plico Elettronico

Di seguito alcune specifiche per decodificare le condizioni degli alberi decisionali utilizzate nei paragrafi successivi per le funzioni descrittive dei documenti/plichi

DOCHA - Scheda documento attuale = istanza di un codice (docCod) nell’archivio Documenti in condizione ‘attuale’ in stato effettivo diverso da ‘da completare’ E’ logicamente univoca.

DOCHS - Scheda documento storica = istanza di un codice nell’archivio Documenti in condizione ‘non attuale’ Corrisponde logicamente ad una revisione di scheda documento.

DOCH - Scheda documento = DOCHA OR DOCHS

DOCOF - Oggetto documento fisico = elemento fisico (file, cartella compressa) archiviato ed associato ad una scheda documento su cui l’utente puo’ intervenire.

DOCOL - Oggetto documento linkato = elemento fisico (file, cartella compressa) NON archiviato ed associato ad una scheda documento

DOCOM - Oggetto documento mail = elemento fisico mail archiviato ed associato ad una scheda documento su cui l’utente non puo’ intervenire se non in consultazione.

DOCO - Oggetto documento su cui l’utente può intervenire = DOCOF OR DOCOL

DOC - Documento = DOCH AND (DOCO OR DOCOM)

Permessi utente (quale permesso):

il modello non prevede controllo di permessi oppure l’utente è amministratore oppure l’utente o l’area ha il permesso “quale permesso” necessario. In particolare i permessi sono cosi’ associati alle funzioni:

modDOCH: Modifica scheda, flag di modifica documento ‘D’ oppure ‘S’

modDOCO: Modifica oggetto documento, flag di modifica documento = ‘D’

eliDOC: Eliminazione del documento

E’ documento attivo: DOC = DOCHA

DOC in flusso diretto: esiste almeno un flusso attivo in cui il documento è citato

DOC in plico: esiste almeno un plico in cui il documento è citato

Ha gestione revisioni: Il modello di documento prevede revisione

DOC in flusso indiretto: esiste almeno un flusso attivo collegato al plico che contiene il documento

Ha flussi associati = DOC in flusso diretto oppure DOC in flusso indiretto

Ha flussi riferiti = esiste almeno un flusso (in qualsiasi stato) in cui il documento è citato

Genera revisioni in flusso: Genera revisioni se modifica in flusso

Salva: modifica dati DOCHA

Revisiona: Crea una nuova revisione di DOC, la rende attuale

Annulla: Pone ad Annullato lo stato del documento, e contestualmente lo rende DOCHS.

Elimina fisicamente: Elimina DOCH. Se DOCOF o DOCOM, elimina anche il documento riferito.

1.2 Introduzione¶

Obiettivo di questo documento è fornire un manuale EntryLevel per l’infrastruttura documentale

Il manuale si divide in due sezioni

Configurazione del Sistema (rivolta all’amministratore)
Utilizzo del Sistema (rivolta all’amministratore ed all’utente evoluto)

Scopo della gestione documentale di LiberaMente è fornire un supporto informatico che permetta di

gestire l’organizzazione dei documenti e dei dati ad essi collegati
gestire le funzioni di protocollazione (nominazione) di documenti
trattare l’archiviazione elettronica di documenti
mettere a disposizione primitive per il controllo delle versioni dei documenti archiviati
organizzare opzionalmente i documenti in plichi documentali
permette l’inoltro di documenti (a stampanti, via mail, via fax virtuale)
apporre firme e/o numeri di protocollo a documenti
integrare i documenti nelle normali funzioni applicative (Entità Applicative EA)

Il Sistema può essere rilasciato a livelli distinti

Il puro Sistema di archiviazione dei documenti
La trattazione dei “plichi elettronici” come contenitori di documenti ed eventuali specifiche istanze applicative che sostituiscono/integrano i documenti, proprie della applicazione dell’utente
Il flusso dei documenti elettronici all’interno dell’azienda
Il flusso dei documenti e dei plichi (sia come aggregati di documenti che di istanze applicative) all’interno dell’azienda
L’interazione personalizzata con funzioni proprie del lavoro aziendale che si appoggiano sull’infrastruttura documentale e/o dei plichi e/o dei flussi

Oltre a questo possono essere acquisiti separatamente due “plug-in” che permettono

Archiviazione automatica di file che l’utente o applicazioni terze depositano in cartelle
Archiviazione automatica da shell (tasto destro)

1.3 Configurazione¶

Il documento è l’entità di base. Può essere istanziato secondo modelli diversi, a seconda delle caratteristiche di classificazione, di archiviazione e di trattazione.

Le informazioni di configurazione sono suddivise in

Documenti
- Modelli documento
- Ubicazioni documento
- Stati documento
- Tipi documento
- Modelli di firma
- Specifiche di importazione
Plichi
- Modelli Plico
- Stati Plico

1.3.1 Impostazioni generali Condivise con Applicazione¶

L’infrastruttura documentale utilizza oltre agli archivi “propri”, alcuni archivi generali di gestione, che in ogni installazione possono svolgere funzioni più ampie di quelle strettamente necessarie alla infrastruttura stessa. Tali archivi sono dettagliati nel documento di impostazioni di base di progetto.

Qui riportiamo solo un sintetico promemoria degli archivi e dei relativi campi che vengono utilizzati anche dall’infrastruttura documentale.

Parametri generali

attributo classe contatti documento (tipo «V»), è una classificazione dei contatti (come raggruppamento)
attributo soggetti contatti documento (tipo «W»), identifica l’attributo vista a cui fa riferimento il valore “soggetto” eventualmente associato al contatto; nella nuova applicazione la gestione sarà demandata all’aggancio alle persone giuridiche e fisiche
Qualifica firma: definisce la tipologia di firma da applicare negli automatismi di eventuali flussi approvativi
Parametri per agganciare il server di inoltro automatico delle mail
Parametri per utilizzare il fax-server virtuale

Profili utenti

Aree aziendali
Gruppi utente
Utenti
- area di lavoro documenti (cartella locale dove vengono estratti i documenti)
- area di lavoro temporanea documenti (cartella temporanea in cui vengono estratto i documenti in visualizzazione)
- righe di indirizzi di e-mail (per identificare automaticamente destinatario nella gestione automatizzata dell’inoltro mail)
- righe di firme, con immagine scansionata della firma (utilizzate nei flussi per “firmare” fisicamente documenti)
Vincoli gruppi utente-funzioni applicative
Utilità
- Query configurabili
- Stampe configurabili
- Tabelle stampe configurabili

1.3.2 Impostazione Documenti¶

1.3.2.1 Stato documento¶

Definisce gli stati attribuibili ai documenti

codice stato documento
descrizione stato documento
stato effettivo (A: Aperto, C: Chiuso, N: Annullato, D: Da Completare, I: In Redazione)

Lo stato “da completare” è utilizzato esclusivamente nelle procedure di importazione automatica per classificare documenti privi di informazioni comunque obbligatorie. Documenti in questo stato vengono scartati da qualsiasi analisi operativa e vengono scartati anche dalla normale gestione documenti, in quanto vengono considerati esclusivamente in una specifica funzione di “completamento”.

Lo stato “in redazione” caratterizza invece documenti che sono ancora in “formazione” e pertanto devono essere scartati da qualsiasi flusso operativo.

Menu Gestione-> Impostazioni applicative -> Stati documenti

1.3.2.2 Tipo documento¶

Definisce le possibili tipologie di documento

codice tipo documento
descrizione tipo documento
tipo funzionale (E: Email, F: File, X: Non archiviato elettronicamente) – E: e-mail; F: se è un file generico. Si osservi che comunque le mail sono archiviate alla stregua di file generici.

Menu Gestione-> Impostazioni applicative -> Impostazioni documenti

1.3.2.3 Ubicazione documento¶

Gestisce le possibili ubicazioni fisiche del documento con le proprietà caratteristiche gestionali

codice ubicazione documento
descrizione ubicazione documento
tipo ubicazione: determina la gestione del documento. I valori ammissibili sono
- N: il documento non viene archiviato, esiste solo la scheda con relativo protocollo; non sono disponibili i comandi di gestione documento (visualizza, stampa, modifica…)
- L: il documento non viene archiviato, viene memorizzato il path del documento originale; sono disponibili i comandi di «associa» e «visualizza originale»
- F: il documento viene archiviato sul file system, in base a:
  - parametro root presente sulla ubicazione
  - parametro cartella presente sul modello
  - criterio di scomposizione della cartella presente sul modello
  - il nome file coincide con il protocollo+revisione
  - il nome originale del documento viene memorizzato sul documento stesso
  - il documento originale perde di significato (può essere eliminato in base alle caratteristiche del modello)
- R: il documento viene gestito in modalità FTP, secondo le impostazioni descritte nei campi successivi
  - Server FTP: server FTP relativo all’ubicazione, richiesto solo per tipo R
  - User FTP: parametro di accesso FTP, richiesto solo per tipo R
  - Password FTP: parametro di accesso FTP, richiesto solo per tipo R
  - Directory radice FTP: parametro di accesso FTP, richiesto solo per tipo R
  - Modalità FTP passiva (S/N) : parametro di accesso FTP, richiesto solo per tipo R
  - Proxy FTP: parametro di accesso FTP, richiesto solo per tipo R
Percorso radice di archiviazione; valido per le tipologie F ed L
Compressione (S/N) indica se il file viene archiviato in formato compresso; valido per le tipologie F e R

Il documento tiene traccia di:
codice ubicazione
percorso relativo (ereditato dal modello)
stato di applicazione della compressione

Menu Gestione-> Impostazioni applicative -> Ubicazioni documenti

1.3.2.4 Modello documento¶

Definisce le tipologie di documenti che sono gestite dal sistema

codice modello documento
descrizione modello documento
modello di codifica: è il criterio che si utilizza per attribuire un codice identificativo a ciascun documento (protocollo interno). Fa capo alla gestione standard dei modelli di protocollazione
modello di protocollazione: è il modello che si utilizza per protocollare i documenti (protocollo esterno o pubblico). Opzionale, fa capo alla gestione standard dei modelli di protocollazione
stato iniziale del documento: uno degli stati previsti (dovrà avere stato effettivo <> ‘D’ e <> ‘N’)
stato annullato del documento: uno degli stati previsti (dovrà avere stato effettivo = ‘N’)
stato da completare del documento: uno degli stati previsti (dovrà avere stato effettivo = ‘D’)
tipo documento [definisce anche il tipo funzionale (se trattasi di email, di file o di documento esterno]
ubicazione del documento; dall’archivio ubicazione
directory di archiviazione; qual è la directory di partenza per questo modello
criterio di scomposizione in sottodirectory; anno o anno-mese
modello di firma; identifica il modello che specifica i dettagli della firma
specifiche di import automatico; identifica le modalità di importazione automatica dei documenti
modello di stampa protocollo; come il modello di firma per stampare un campo “alfanumerico”, tipicamente un protocollo
sigla protocollazione: stringa codice da usare nella composizione del protocollo
mittente/destinatario: M: solo Mittente, D: solo Destinatario, E: Entrambi

determina se sono associabili al documento contatti e di quale tipo (solo mittenti, solo destinatari)
utilizzo default (I: ingresso, U: uscita, X: uso interno)
esiste copia esterna (N: no, C: cartacea; E: elettronica)
modalità attivazione flusso: “M manuale” o “A automatica” ): se “A”, all’inserimento del documento si attiva automaticamente il flusso di trattazione indicato come principale, altrimenti l’operazione di partenza del flusso deve essere fatta manualmente.
modificabile nel flusso (S/N): Permette di stabilire se in un flusso il documento è modificabile o meno
tipo variabilità documento (D: Documento e Scheda, S: Solo Scheda, N: Nessuna)
revisiona modifiche (S,N); archivia o meno le modifiche
revisiona nel flusso (S/N): ha senso solo se Revisiona modifiche = ‘S’ e opera in base al flag modificabile nel flusso del documento. Se vale “S”, le modifiche apportate al documento modificato nel flusso creano revisione, altrimenti non la creano. Si ricorda che se il documento è modificabile nel flusso e si trova all’interno di un flusso, la sua modifica non provoca il blocco del processo, in quanto questo stato è stato introdotto appositamente per gestire la modificabilità di un documento all’interno di un flusso.
elimina originale(S,N): all’inserimento elimina o meno il file originale – consigliato “S”
applica privilegi utente (S/N): se “N”, il documento è accessibile a tutti; se “S”, l’accesso è subordinato alla presenza dell’utente/area tra le righe Privilegi di Accesso
tipo variabilità: questo campo ed il seguente valgono se «applica privilegi utente» è posto a «N»; indica cosa si può variare, Niente, solo scheda, scheda e documento;
tipo di eliminazione (L: logica, F: Fisica): la logica mantiene la copia
soggetto a controllo size: fa il controllo di dimensione prima di archiviare
dimensione: è l’eventuale dimensione archiviata
inviabile a dispositivi remoti (S/N): usare “S” perché sia inviabile ad eventuali dispositivi remoti
Data scadenza obbligatoria (S/N): vincola l’obbligatorietà della data di scadenza sul documento
Tipo calcolo data scadenza
- Non calcolata (viene inserita manualmente)
- Numero mesi rispetto alla data documento
- Numero giorni rispetto alla data documento
Periodo di scadenza: è un numero espresso in mesi o giorni, legato al parametro precedente
Scadenza su calendario (S/N): se “S” alla creazione del documento viene creato sull’agenda un evento alla data di scadenza.
Modello stampa protocollo: Consente di associare una stampa del protocollo documento al documento stesso. Serve per stampare una etichetta con il protocollo documento (ad es.) o una “scheda documento”. Questo campo definisce il modello di stampa utilizzato.
Modello preferenziale allegati: quando si collega un allegato viene proposto questo modello come default
Modello di firma: è il modello di firma collegato a questo modello documento, da usarsi durante la generazione
Chiavi di ricerca. Quando definite generano automaticamente al griglia di gestione e ricerca dati sulla scheda documento. Tutti gli attributi definiti nelle griglie di classificazione che presentano un codice logico associato non possono essere eliminabili
- Chiavi di tipo data
  - Tipi data inseribili S/N: se S, è possibile inserire ulteriori attributi data sulla scheda documento
  - RIGHE Chiavi tipo data; per ogni riga
    - codice tipo data (da tipi data, standard)
    - obbligatorio (S/N)
    - eliminabile (S/N)
    - codice logico associato (opzionale)
- Chiavi a valori vincolati (W)
  - Gruppo attributi utente vincolati (da gruppo attributi utente, di tipo W)
  - attributi vincolati inseribili S/N: se S, è possibile inserire ulteriori attributi vincolati sulla scheda documento
  - RIGHE attributi vincolati; per ogni riga
    - codice attributo libero (da attributi che fanno capo al gruppo indicato)
    - valore default
    - obbligatorio (S/N)
    - eliminabile (S/N)
    - codice logico associato (opzionale)
- Chiavi utente a valore predefinito (da gruppo attributi utente, di tipo V)
  - attributi a valore predefiniti inseribili S/N: se S, è possibile inserire ulteriori attributi a valore sulla scheda documento
  - RIGHE attributi a valore; per ogni riga
    - codice attributo (da attributi che fanno capo al gruppo indicato)
    - valore default (uno tra i valori previsti per attributo selezionato)
    - obbligatorio (S/N)
    - eliminabile (S/N)
    - codice logico associato (opzionale)
- Chiavi utente a valore libero (da gruppo attributi utente, di tipo L)
  - attributi liberi inseribili S/N: se S, è possibile inserire ulteriori attributi liberi sulla scheda documento
  - RIGHE attributi liberi; per ogni riga
    - codice attributo libero (da attributi che fanno capo al gruppo indicato)
    - valore default
    - obbligatorio (S/N)
    - eliminabile (S/N)
    - codice logico associato (opzionale)
RIGHE privilegi di accesso; Vincolano l’utilizzo del documento o della scheda. Per ogni riga
- Codice operatore (è l’operatore ammesso alla trattazione di quel documento)
- Codice gruppo (tutti gli utenti del gruppo sono ammessi alla trattazione di quel documento). Almeno uno tra Utente e Gruppo deve essere valorizzato.
- Può visualizzare (S/N)
- Può stampare (S/N)
- Può modificare (D: documento e scheda/S: solo scheda/N) – sopravanza il campo del master modello
- Può eliminare (S/N)
- Può inserire (S/N)
- Può duplicare (S/N)
- Può eliminare (S/N)
- Tipo di eliminazione (L: logica, F: Fisica) – sopravanza il campo del master modello
RIGHE flussi di trattazione; permette di attivare eventuali flussi
- Modello flusso
- Preferenziale (S/N). Possono non esistere flussi. Se ne esistono, esattamente uno di essi deve essere preferenziale
RIGHE tipo stampa configurabile
- Codice tipo stampa; modello della stampa configurabile
- Descrizione della stampa, visualizzata.
- Modello documento; Modello documento in cui verrà archiviata la stampa
- Modello firma da utilizzare; se specializzata sopravanza quello del documento
- Firma in stampa; la firma è contestuale alla generazione e di conseguenza trasformato in pdf
Note: campo per annotazioni sul modello

Menu Gestione-> Impostazioni applicative -> Modelli documenti

1.3.2.5 Modello di firma¶

Tramite questo archivio è possibile definire i modelli di firma. Il sistema poi, ove venga richiamata l’opzione di firma, provvede a posizionare sul documento PDF selezionato la firma definita in questo modello, con eventuale scritta aggiuntiva. Ad ogni modello sono associabili più firme, con diversi parametri che idenficano posizione, dimensioni, carattere e collegano il” file firma”

Menu Gestione-> Impostazioni applicative -> Modelli Firma

1.3.2.6 Modello di stampa protocollo¶

Tramite questo archivio è possibile definire i modelli di stampa di un protocollo su un documento. Il sistema poi, ove venga richiamata l’opzione di stampa protocollo, provvede a posizionare sul documento PDF selezionato il protocollo definito in questo modello, con eventuale scritta aggiuntiva.

Menu Gestione-> Impostazioni applicative -> Modelli stampa protocollo

1.3.2.7 Configurazione scheda documento¶

Generando un documento sono pilotabili alcune informazioni dell’applicazione che vanno associati a campi di classificazione parametrica della scheda. I campi disponibili sono reperibili nella maschere delle “funzioni”.

1.3.2.8 Importazione automatica documenti¶

L’infrastruttura documentale può essere corredata di alcune funzionalità aggiuntive per importare documenti da flussi esterni, che possono essere attivate in base alle esigenze dell’utenza.

Tutti i documenti si possono basare su un meccanismo di “despooling” che viene attivato o da sistema (lato server) o dall’utente (lato client - funzione “utilità -> despooler documenti locale”); viene attivata un’icona che segnala il servizio “acceso”; il lato client può essere disattivato con il menu contestuale (tasto destro) operando sull’icona.

1.3.2.8.1 Classificazione automatica files da shell del file system¶

E’ un plug-in dell’explorer (tasto destro) che consente di classificare alcune informazioni su un apposito file, che alla conferma viene salvato/spostato su una opportuna cartella di spool; un apposito programma “daemon”, utilizzando una opportuna configurazione, provvede a caricare i documenti sul sistema, creando la scheda, classificandola con i parametri forniti e archiviando il file associato.

1.3.2.8.1.1 Obiettivi¶

Obiettivo di questo programma è facilitare la creazione di documenti nell’infrastruttura. L’opzione richiesta è attivabile in una normale navigazione fra directory, dopo avere “puntato un documento”; con il tasto destro si accede a un’opzione “Classifica documento”. Questa funzione in realtà opera in maniera molto semplice, copiando (o spostando, o solo fissando il path) il file puntato in una opportuna directory di “spool”, accompagnandolo con un file XML che funge da descrittore. A questo punto si attiva il despooler che trasporta fisicamente il file in oggetto all’interno dell’infrastruttura (o eventualmente lo linkerà).

1.3.2.8.1.2 Funzionamento¶

Questo programma legge il file LM_CONFIG_TD.XML che si trova in una directory che viene richiesta all’installazione (default C:/Programmi/Liberamente). Contiene i campi

<LM_PATH_SPOOL>è la cartella di spool
<LM_CLASSI_TD> Contiene l’elenco delle classi valide da richiedere (identificate dalla keyword LM_CLASSE_TD, replicabile); sono stringhe di max 10 char; All’interno di ogni classe, specifica i seguenti campi
- <LM_AZIONE_FILE> valori L (Link), C (Copia), S (Sposta);
  
  se Link, crea nella directory di spool solo l’XML associato al file, che contiene il link memorizzato.
  
  Se Copia, crea una copia del file su cui viene attivato il tasto destro nella directory di spool, più il file XML.
  
  Se Sposta, effettua l’operazione “Copia” e successivamente cancella l’originale dal client.
- la seguente quaterna di keyword è replicabile:
  - <LM_TIPO>: valori S (Stringa), D (Data)
  - <LM_PROMPT>; stringa libera
  - <LM_DEFAULT>; stringa coerente con il tipo, puo’ mancare
  - <LM_CAMPO>; stringa libera (nome campo associato)
la terna rappresenta una domanda con un prompt, una risposta libera di al massimo 40 caratteri, ed associa un “campo utente” della scheda

Ad esempio:

<LM_TIPO>S</LM_TIPO>

<LM_PROMPT>Commessa:</LM_PROMPT>

<LM_CAMPO>CodCommessa</LM_CAMPO>

Una volta attivato il tasto destro, interattivamente

Chiede la classe; propone la prima e permette eventualmente di cambiare fra le ammesse; se ce n’è una sola non chiede nulla
Fa le domande previste nei prompt, proponendo eventuali valori di default; non viene fatto alcun controllo sul dato “inserito” a parte il formato data, fissato in modo unico.

Nel nostro esempio, vedrà:
- Commessa:
e accetterà un valore stringa (ad esempio 10034A).
Se LM_AZIONE_FILE vale “C” o “S” o non esiste, salva il file puntato nella directory di spool con nome
- NOME_MACCHINA+CLASSE+TIME (tic al decimo di secondo)
Salva un file XML con nome analogo, che contiene
- <LM_CLASSE> il nome della classe
- <LM_OGGETTO> il nome di partenza del file
- <LM_UTENTE> se possibile, l’utente che ha attivato il tasto destro; altrimenti l’utente di creazione del file desunto dal file system
- Per ogni domanda
  - <codice campo> (messo in modalità tag xml) con valore fornito
    
    Nel nostro esempio ci sarà solo un campo:
    
    <CodCommessa>10034A</CodCommessa>
- <LM_DATA_CREAZIONE> la data di creazione del file desunta dal file system
- <LM_DATA_INSERIMENTO> la data dell’operazione
- <LM_ESTENSIONE> è l’estensione del file salvato
- <LM_LINK> questa keyword viene compilata solo se LM_AZIONE_FILE vale “L” (quindi non viene generata copia del file nella cartella di spool) e contiene il path completo del file da salvare; presuppone che il tipo di “ubicazione” nel modello (=Classe) sia di tipo “link”
Se LM_AZIONE_FILE vale “S” elimina il file sul client.

1.3.2.8.1.3 Esempi¶

XML di configurazione TD

<?xml version=»1.0» encoding=»ISO-8859-1» ?>

<LM_SHELLARCHIVER>

<LM_PATH_SPOOL>C:</LM_PATH_SPOOL>

<LM_CLASSI_TD>

<LM_CLASSE_TD>

<LM_NOME>Documento di Tipo A</LM_NOME>

<LM_AZIONE_FILE>S</LM_AZIONE_FILE>

<LM_CLASSE_DATA>

<LM_TIPO>S</LM_TIPO>

<LM_PROMPT>Codice Commessa:</LM_PROMPT>

<LM_DEFAULT>12345</LM_DEFAULT>

<LM_CAMPO>CodCom</LM_CAMPO>

</LM_CLASSE_DATA>

<LM_CLASSE_DATA>

<LM_TIPO>D</LM_TIPO>

<LM_PROMPT>Data Commessa:</LM_PROMPT>

<LM_CAMPO>DataCom</LM_CAMPO>

</LM_CLASSE_DATA>

<LM_CLASSE_DATA>

<LM_TIPO>S</LM_TIPO>

<LM_PROMPT>Codice Prodotto:</LM_PROMPT>

<LM_DEFAULT>abcde</LM_DEFAULT>

<LM_CAMPO>CodProd</LM_CAMPO>

</LM_CLASSE_DATA>

</LM_CLASSE_TD>

<LM_CLASSE_TD>

<LM_NOME>Documento di Tipo B</LM_NOME>

<LM_AZIONE_FILE>C</LM_AZIONE_FILE>

<LM_CLASSE_DATA>

<LM_TIPO>S</LM_TIPO>

<LM_PROMPT>Commessa 2 (x copiafile):</LM_PROMPT>

<LM_DEFAULT>212345</LM_DEFAULT>

<LM_CAMPO>CodCom</LM_CAMPO>

</LM_CLASSE_DATA>

</LM_CLASSE_TD>

<LM_CLASSE_TD>

<LM_NOME>Documento di Tipo C</LM_NOME>

<LM_AZIONE_FILE>L</LM_AZIONE_FILE>

<LM_CLASSE_DATA>

<LM_TIPO>S</LM_TIPO>

<LM_PROMPT> Commessa 3 (x linkfile):</LM_PROMPT>

<LM_DEFAULT>312345</LM_DEFAULT>

<LM_CAMPO>CodCom</LM_CAMPO>

</LM_CLASSE_DATA>

</LM_CLASSE_TD>

</LM_CLASSI_TD>

</LM_SHELLARCHIVER>

1.3.2.8.2 Classificazione automatica file collocati in particolari cartelle¶

E’ una funzionalità aggiuntiva del programma “daemon” di despooling, che oltre ad intervenire nel caricamento dei DOC relativi ai due paragrafi precedenti gestisce anche il caricamento di documenti tramite files collocati in particolari cartelle, opportunamente classificate.

1.3.2.8.2.1 Obiettivi¶

Obiettivo di funzione è un caricamento massivo attivato da programmi esterni o richiesto dall’utente: in particolari condizioni, alcuni documenti vengono salvati da procedure esterne una o più directory di “spool”.

Vi sono due modalità operative per identificare le informazioni associate ai documenti: ciascun documento è accompagnato da un “descrittore” XML oppure esiste un unico “descrittore” XML per la cartella interessata e ogni documento inserito in quella cartella usa la medesima configurazione.

Scopo del sistema di importazione automatica (monitor) è rilevare la presenza di nuovi elementi nelle dir di spool e archiviarli come documenti nel sistema di gestione documentale, secondo le specifiche di archiviazione definite.

1.3.2.8.2.2 Funzionamento¶

Attivazione del monitor

Il processo legge dal file LM_ImpostazioniImport.xml, che si trova nella directory corrente del monitor (e di tutti gli altri eseguibili LM).

Il file contiene le seguenti chiavi

<LM_IMPORT_DOC>

<LM_PATH_XML_SU_FILE>

path della directory da scandire (Replicabile); qui sono definiti i path delle cartelle in cui i files archiviati hanno un descrittore autonomo (ogni file ha il proprio descrittore)

</LM_PATH_XML_SU_FILE>

<LM_PATH_XML_SU_DIR>

path della directory da scandire (Replicabile); qui sono definiti I path delle cartelle in cui i files archiviati usano l’unico descrittore definito sulla cartella stessa.

</LM_PATH_XML_SU_DIR>

<LM_SERVER>

servizio SQL server da connettere

</LM_SERVER>

<LM_DB>

database da utilizzare

</LM_DB>

</LM_IMPORT_DOC>

Dal momento dell’attivazione in poi resta in attesa dell’evento Nuovo Documento sulle directory specificate.

Rilevazione di un nuovo documento

Modalità singolo file

E’ la modalità applicata sulle cartelle descritte dalle keyword LM_PATH_XML_SU_FILE

Alla rilevazione di un nuovo documento XML, fa le seguenti azioni

apre il documento XML e ne scandisce le chiavi
usa la chiave <LM_CLASSE> per identificare il modello del documento da creare
seleziona dal db la specifica di importazione associata al modello
crea la scheda in base ai campi del modello e alla decodifica dei campi che trova nel file XML, secondo la specifica di importazione associata al modello
salva il documento associato ad ogni file XML
modifica lo stato del documento con lo stato “da completare” se i campi obbligatori non sono stati tutti valorizzati.
Se l’importazione va a buon fine, elimina la coppa di documenti
Itera il processo fino ad esaurimento dei documenti da trattare

Il file xml ha sempre almeno due chiavi valorizzate, che sono

LM_CLASSE = Modello di documento

LM_ESTENSIONE = Estensione del documento

Il file da memorizzare è NomeFileXML.<ESTENSIONE>

Esempio: dato il file SG201006171010.xml, dal file xml si desume l’estensione DOC, archivio quindi il file SG201006171010.doc

Modalità cartella

E’ la modalità applicata sulle cartelle descritte dalle keyword LM_PATH_XML_SU_DIR.

In ciascuna cartella esiste un unico file XML, con nome <nomecartella>.XML; questo file contiene tutte le chiavi utilizzate per valorizzare ogni documento inserito in questa cartella.

Alla rilevazione di un nuovo file nella cartella, fa le seguenti azioni

apre il documento <cartella>.xml e ne scandisce le chiavi
usa la chiave <LM_CLASSE> per identificare il modello del documento da creare
seleziona dal db la specifica di importazione associata al modello
crea la scheda in base ai campi del modello e alla decodifica dei campi che trova nel file XML, secondo la specifica di importazione associata al modello
desume dal file ricevuto l’estensione
salva il file ricevuto e il nome file originale nell’apposito campo della scheda
desume dal file la data di creazione e la salva nell’apposito campo della scheda (data creazione file)
desume dal file l’utente di creazione, lo decodifica tramite l’utente di associazione presente sull’archivio utenti per determinare l’utente di creazione da fissare sulla scheda. Se non posso decodificare, si usa il valore default presente sulla specifica di importazione.
flagga il documento come “da completare” se i campi obbligatori non sono stati tutti valorizzati.
Se l’importazione va a buon fine, elimina il file
Itera il processo fino ad esaurimento dei files da trattare

Il file xml ha sempre almeno una chiave valorizzata, che è

LM_CLASSE

Gestione casistica link

Se il modello prevede archiviazione tramite link (Tipo Ubicazione = “L”), ci sono le seguenti due varianti:

il file fisico non esiste nella directory di despooling (esiste solo il file XML)
il file XML contiene la keyword LM_LINK, con il percorso completo del file da linkare. Questo è il valore che viene memorizzato sulla scheda. Se manca, segnala un errore di archiviazione tramite le notifiche ed elimina l’XML, senza caricare la scheda.

Gestione dei dati incompleti

Se durante l’importazione qualche campo obbligatorio non è stato valorizzato o dal default o dai dati di input, il documento deve essere classificato con l’opportuno stato “Da Completare” che sopravanza lo stato iniziale definito sul modello. Le condizioni che hanno portato il documento in stato “Da Completare” vanno evidenziate sul documento stesso, nel campo Annotazioni.

Deve essere inoltre generata una notifica per l’utente tramite l’archivio notifiche

In tutte le gestioni i documenti da completare sono ignorati.

Anche la gestione normale documenti deve filtrare i documenti da completare.

Usiamo la funzione “documenti” opportunamente configurata da menu , nominandola “Documenti da completare”. Questa funzione estrae i documenti “correnti” in stato funzionale “da completare” avente utente di inserimento pari a l’utente corrente (se amministratore, tutti).

Consente la normale gestione del documento.

Al salvataggio, modifica lo stato portandolo allo stato iniziale presente sul modello.

1.3.2.8.2.3 Esempi¶

XML di Impostazione Importazione

<LM_IMPORT_DOC>

<LM_PATH_XML_SU_FILE>C:ProgrammiLiberamentetempmail \servermailDocuments and SettingsGeneralemail</LM_PATH_XML_SU_FILE>

<LM_PATH_XML_SU_DIR>C:ProgrammiLiberamentexml_su_dir</LM_PATH_XML_SU_DIR>

<LM_SERVER>server2003</LM_SERVER>

<LM_DB>generale_test</LM_DB>

</LM_IMPORT_DOC>

XML di definizione importazione singolo file

<LM_SHELLARCHIVER>

<LM_CLASSE>td</LM_CLASSE>

<LM_OGGETTO>lignano1</LM_OGGETTO>

<LM_UTENTE>prova</LM_UTENTE>

<codart>abcde</codart>

<LM_DATA_CREAZIONE>25/05/2010</LM_DATA_CREAZIONE>

<LM_DATA_INSERIMENTO>06/07/2010</LM_DATA_INSERIMENTO>

<LM_ESTENSIONE>.jpg</LM_ESTENSIONE>

</LM_SHELLARCHIVER>

XML di definizione importazione cartella

<LM_DIRECTORY_CONFIG>

<LM_CLASSE>MUS</LM_CLASSE>

<LM_TITOLO>Materiale musicale studio</LM_TITOLO>

<LM_TIPO>Vocal pop</LM_TIPO>

<LM_EDITORE>Edizioni Curci</LM_EDITORE>

<LM_DATAINS>01/01/2010</LM_DATAINS>

</LM_DIRECTORY_CONFIG>

1.3.2.8.3 Specifica di importazione¶

I campi della testata della scheda del documento pilotabili dalle specifiche di importazione sono solo i seguenti (tra parentesi, il tipo di decodifica associabile):

O: Oggetto (D: diretto)
U: Utente Inserimento (C: per codice, E: per email, dall’archivio utenti, R: per campo relazionato, dall’archivio utenti). Se non fornito o non posso decodificare, si usa il valore default presente sulla specifica di importazione e documento fissato come “da completare”
T: Data Inserimento (D: diretto). Se non fornita, si usa la data di sistema (GetDate() di SQL).
C: Data Creazione documento (D: diretto). Se non fornita, si usa la data di sistema (GetDate() di SQL).
F: Nome del file di origine (D: Diretto). Se fornito, sopravanza il nome effettivo del file archiviato.

La griglia del documento pilotabile dalle specifiche di importazione è solo la griglia mittenti/destinatari; vengono utilizzate due keyword per poter classificare separatamente le informazioni xml fornite come “mittente” e come “destinatario” (tra parentesi, il tipo di decodifica associabile):

M: Mittente (C per codice, E per email, I per partita Iva, dall’archivio Contatti)
D: Destinatario (C per codice, E per email, I per partita Iva, dall’archivio Contatti)

E’ prevista inoltre una mappatura dei campi configurabili (scheda di classificazione), per associare a ciascuno di essi il tag di importazione.

1.3.2.8.3.1 Archivio Specifiche Importazione¶

Codice
Descrizione
Stato documento “da completare”
Utente di inserimento di default (da utilizzare nel caso in cui non sia desumibile dalle chiavi fornite)
Note
Righe campi fissi
- Tag xml
- campo destinazione (in combo con i valori definiti al paragrafo precedente)
- In base al campo, tipo di decodifica.
  - D: Diretto: copia diretta del valore sul campo destinazione
  - C: Da Codice: verifica dell’esistenza del codice, copia del valore del codice sul campo. Se non è possibile la decodifica, si archivia la scheda come “da completare”
  - R: Da Campo Relazionato: (significativo solo per l’utente): verifica l’esistenza del codice sul campo “utente di riferimento sulla rete aziendale” e da questo desume il codice utente. Se non è possibile la decodifica, si archivia la scheda come “da completare”
  - E: Da Email: analogo, sul contatto o sull’utente a seconda della specifica
  - I: Da Iva: analogo, sul contatto.
Righe campi attributo (distinti in Valori, Liberi, Vista)
- Tag xml
- Tipo (L: Libero, V: Valore, W: Vista)
- Nome campo destinazione (=Codice Attributo, in combo, valori tra quelli presenti nella relativa griglia del modello; NB: non si usa il gruppo per determinare i valori ammissibili perché deve esistere sul modello un campo che accolga il valore dell’XML fornito)
- L’importazione è di tipo diretto per tutti i campi diversi da Attributi a Valore. Nel caso di Attributi a Valore va ricavato l’ID relativo dalla coppia (Valore + Codice Attributo).
Righe campi tipi data
- Tag xml
- Nome campo destinazione (=Tipo Data, in combo, valori tra quelli presenti nella relativa griglia del modello; NB: non si usa il gruppo per determinare i valori ammissibili perché deve esistere sul modello un campo che accolga il valore dell’XML fornito)
- L’importazione è di tipo diretto.
- Esempio per Utilizzo Tasto destro

1.3.2.9 Struttura Archivio Documenti¶

Memorizza le istanze di documenti e tutte le loro revisioni. Le informazioni proprie di ogni istanza sono

codice: codice interno del documento, duplicato nel caso di documento presente in revisioni diverse
flag versione Corrente (S,N) (S revisione corrente / N tutte le altre revisioni)
flag Modificabile nel flusso (S,N) E’ ammesso il passaggio da S a N, ma non viceversa.

Per ripristinare un documento come “modificabile nel flusso” lo stesso deve
- non essere inserito in un flusso
- essere in un flusso sospeso / annullato
documento in revisione (S/N): flag di lock logico, attivo quando il documento elettronico è in revisione, e quindi deve essere inaccessibile
tipo (non modificabile ereditato dal modello)
modello
revisione documento: def. 0, numerico formattato su 3 char
Revisione scheda: def. 0, numerico formattato su 3 char. La revisione complessiva del documento è composta da revisione base (tracciata dalle modifiche al file) e revisione scheda (tracciata dalle modifiche alla scheda dati). La seconda è subordinata alla prima, per cui avremo i seguenti casi
- Inizio: rev. 000.000
- Prima revisione dati: 000.001
- Revisione documento: 001.000
Sono pilotate dai flag del modello Revisiona modifiche su doc. definitivo e dal flag Revisiona nel flusso a seconda dello stato del flag “modificabile nel flusso”
descrizione: oggetto del documento (opzionale)
sommario: descrizione estesa del documento (memo, opzionale)
protocollo esterno (opzionale). Se impostato, il documento non è fisicamente eliminabile, ma solo annullabile.
Stato
directory di memorizzazione (solo se il modello prevede archiviazione fisica) – campo interno gestito automaticamente: contiene sia la parte del modello, sia la sottodirectory calcolata secondo il criterio di scomposizione del modello
nome del file – campo interno gestito automaticamente: nome con cui il file è archiviato (solo se il modello prevede archiviazione fisica). Il nome viene calcolato come Codice.RevisioneDocumento
estensione del file – campo interno gestito automaticamente: (solo se il modello prevede archiviazione fisica)
nome originale del file – campo interno gestito automaticamente: (solo se il modello prevede archiviazione fisica). E ‘utilizzato per nominare nella workarea dell’utente un documento estratto per consultazione o per modifica
Documento Compresso (S,N) – campo interno gestito automaticamente da Ubicazione al momento dell’effettiva archiviazione: identifica se il file è compresso.
note del documento
Utilizzo (I:Ingresso, U:Uscita, X:Uso interno), descrittivo
data di archiviazione del documento (è su questa che si calcola il criterio temporale della sottocartella di archiviazione)
utente di archiviazione documento
data di inserimento
operatore inserimento
data di ultima modifica scheda
operatore di ultima modifica scheda
data di ultima modifica documento
operatore di ultima modifica documento
esiste copia esterna (N: no, C: cartacea; E: elettronica), descrittivo
Riferimento archivio (stringa libera); solo per documenti cartacei (esiste copia esterna = ‘C’)
ubicazione del documento (da modello, non editabile)
documento firmato (S,N): un documento firmato non è più modificabile. Può solo essere implicitamente modificato con l’aggiunta di ulteriori firme in ulteriori passi di firma.
RIGHE di chiavi di ricerca a valore
- codice attributo
- valore
- obbligatorio (S/N) (non visibile, pilota una proprietà del campo per visualizzarne l’obbligatorietà)
- eliminabile (S/N) (non visibile)
- codice logico (non visibile)
RIGHE di chiavi di ricerca vincolate
- Codice attributo
- Valore attributo
- obbligatorio (S/N) (non visibile, pilota una proprietà del campo per visualizzarne l’obbligatorietà)
- eliminabile (S/N) (non visibile)
- codice logico (non visibile)
RIGHE di chiavi di ricerca libere
- codice attributo
- valore
- obbligatorio (S/N) (non visibile, pilota una proprietà del campo per visualizzarne l’obbligatorietà)
- eliminabile (S/N) (non visibile)
- codice logico (non visibile)
RIGHE di chiavi di ricerca di tipo data
- codice tipo data
- data
- obbligatorio (S/N) (non visibile, pilota una proprietà del campo per visualizzarne l’obbligatorietà)
- eliminabile (S/N) (non visibile)
- codice logico (non visibile)
RIGHE di mittenti/destinatari del documento. Per ogni riga
- Tipo di contatto (M: mittente, D: Destinatario)
- Soggetto
- Contatto (da tabella dei contatti,ev. sezionando per soggetto, tipo contatto, solo i contatti attivi)

1.3.3 Impostazione Plichi¶

1.3.3.1 Stati Plico¶

Definisce quali sono i possibili stati in cui si trova un PE

codice
descrizione
stato funzionale (A attivo, C chiuso)

Lo stato funzionale definisce quali plichi sono da considerarsi “attivi” nel processo.

Impostazioni applicative -> Impostazione plichi -> Stati plico

1.3.3.2 Modelli Plico¶

Permette di definire alcune caratteristiche di controllo sull’accesso al PE ed ai documenti ad esso associati.

codice
descrizione
modello codifica (classifica il modello di protocollo per il calcolo del codice del PE)
stato iniziale di default, usualmente “A”
modalità attivazione flusso: Se “A: automatica” viene attivato il flusso preferenziale definito alla creazione del plico
annotazione

Tutti i successivi campi servono a gestire accessi al PE ed alla gestione dei documenti nel PE:
vincolo tipi documento ammessi S/N (se N, tutti i tipi documento sono ammessi)
vincolo autorizzazioni al plico S/N (se N, non ci sono vincoli di autorizzazioni per gli utenti rispetto ai plichi)
vincolo autorizzazioni ai documenti del plico S/N (se N, non ci sono vincoli di autorizzazioni rispetto ai documenti dei plichi)
vincolo presenza funzioni associate S/N (se “N”, il plico non consente di associare oggetti funzionali specifici nel flusso, usando il modello di protocollazione; se “S”, il plico consente di associare oggetti funzionali delle funzioni specificate nelle righe funzioni associate oltre che di specificare l’origine del protocollo; gli oggetti funzionali sono gestibili nei flussi quando sono presenti nell’applicazione specifica dell’utente strutture dati che vengono collegate al plico invece o a fianco di semplici documenti elettronici)
gruppo attributi a valore per caratteristiche per flusso: servono a identificare e/o sezionare i flussi che vengono creati e vengono riportati sugli elementi di flusso
righe modelli documento ammessi (determina se un PE può contenere solo documenti di un certo tipo e in quale quantità)
- modello doc
- qta doc [0 = illimitato, n = massimo numero documenti di quel tipo ammessi]
righe autorizzazione al plico
- utente / area
- creazione (S/N)
- eliminazione (S/N)
righe autorizzazione ai documenti del plico
- utente / area
- inserimento doc nel plico (S:si, P:solo i propri [utente creazione documento = utente gestione plico], A: solo della propria area [area creazione documento = area utente gestione plico], N: no)
- eliminare doc dal plico (S:si, P:solo i propri, A: solo della propria area, N: no)
- modificare (versionare) doc del plico (S:si, P:solo i propri, A: solo della propria area, N: no)
righe funzioni associate
- utente / area [possono mancare entrambi: in questo caso la funzione è aperta a tutti]
- funzione applicativa
- aggiorna protocollo (S,N) ; se “S”, l’oggetto puntato della funzione associata inserito nel plico può essere utilizzato come protocollo nel passo di protocollazione di un flusso; si ricorda che questi oggetti funzionali sono specifici dell’applicazione utente.
righe flussi di trattazione
- Modello flusso: identifica il modello del flusso da attivare
- Preferenziale (S/N) indica se è preferenziale

Impostazioni applicative -> impostazione plichi -> modelli plico

1.4 Utilizzo¶

Le informazioni operative sono contenute in due strutture dati

contatti documento
archivio documenti; questo presenta tre funzioni operative
1. documenti (normale gestione)
2. storico documenti (contiene lo storico delle versioni precedenti dei documenti)
3. documenti da completare (contiene i documenti che provengono da un flusso esterno e non hanno tutti i dati di classificazione necessari ad essere correttamente archiviati)

1.4.1 Contatti documenti¶

Se l’utente ha altre applicazioni “LiberaMente” i contatti si integrano nativamente ed automaticamente con gli archivi anagrafici dell’applicazione di lavoro.

Questo archivio memorizza i contatti associabili ad ogni documento. Vanno codificati come “contatti” anche gli “utenti interni”; la mail attiva è UNIVOCA per i contatti “attivi”: data una mail, è reperibile SEMPRE un unico contatto attivo. Visto che storicizziamo i documenti, i contatti o le mail non possono essere cancellati se c’è un vincolo di integrità referenziale sui documenti, ma solo resi “inattivi”. Le informazioni memorizzate sono

ID del contatto
Descrizione del contatto
Codice da riportate sulla stringa di protocollazione, se previsto dal modello
Attributo libero “classe del contatto”, da gruppo attributi di tipo V definito in parametri generali
Soggetto, da gruppo attributi di tipo W definito in parametri generali
Contatto attivo(S/N)
RIGHE indirizzi dei contatti
- Email (indirizzo di posta elettronica)
- Email attiva (S/N)

Si rammenta che eventuali utenti interni gestiti dal documento mail vengono classificati come contatti.

Anagrafiche -> Contatti documento

1.4.2 Documenti¶

1.4.2.1 Gestione del documento¶

L’interfaccia di gestione dei documenti tratta, con chiamate distinte, sia i documenti nella revisione corrente che quelli eventualmente presenti nell’archivio come revisioni precedenti. Viene richiamata con due voci di menù distinte: una che filtra i soli documenti correnti, l’altra che propone tutte le revisioni (vedi prossimo paragrafo). L’operatività usuale è sulla prima funzione, che nella griglia di selezione

Visualizza i soli documenti alla revisione corrente
Scarta i documenti nello stato effettivo ‘D’ da completare

la maschera generale di gestione è la seguente

Documenti -> Documenti

Il dettaglio presenta:

informazioni di testa
caratteristiche proprie del documento, editabili
griglia dei contatti, editabile
righe dei flussi associati al documento (in sola lettura). Non considerare
righe delle revisioni del documento (in sola lettura). Da ciascuna riga è possibile aprire, in sola lettura, la revisione e, con un comando distinto, il file. E’ possibile inoltre utilizzare il documento associato alla riga puntata per generare una nuova revisione del documento a partire dalla scheda corrente.
righe dei plichi in cui il documento è riferito (in sola lettura). Da ciascuna riga è possibile aprire il plico
Comandi aggiuntivi per
- L’associazione del file alla scheda documento. Usato sia per la prima associazione che per l’aggiornamento dopo revisione/modifica
- L’estrazione del file in lettura
- L’estrazione del file in revisione/modifica (solo per tipi ubicazione F e R e per i tipi documento F o C)
- L’annullamento di una estrazione per modifica
- L’attivazione di un flusso di trattazione, se previsto dal modello. Non considerare
- Il riferimento in un plico
- L’inoltro di un documento
- La variazione di stato del documento
- La visualizzazione di visti di un documento

1.4.2.1.1 La funzione di inserimento¶

1.4.2.1.1.1 Nuova scheda di classificazione¶

Il sistema chiede

modello documento (fra quelli ammessi per l’operatore)

Ricava automaticamente tutti i valori di default per i campi di testa e per le righe di classificazione. Ricava ugualmente il modello di protocollo da utilizzare per la generazione del codice interno e quello da utilizzare per la protocollazione esterna

L’utente compila i campi e valorizza le chiavi di ricerca, con i seguenti vincoli:

può aggiungere chiavi di ricerca, purché il modello lo preveda (queste saranno sempre non obbligatorie ed eliminabili e non disporranno di codici logici)
può eliminare le chiavi di ricerca dichiarate eliminabili
deve necessariamente compilare le chiavi di ricerca dichiarate obbligatorie
può aggiungere liberamente righe contatti mittenti/destinatari.

Alla conferma la procedura genera il codice interno e salva la scheda, aggiornando operatore e data-ora ultima modifica.

1.4.2.1.1.2 Associazione del file¶

Se è prevista l’archiviazione elettronica del file, su una scheda già protocollata si rende disponibile il comando di associazione del file alla scheda, che attiverà le funzioni adeguate sulla base del tipo di ubicazione previsto dl modello di documento.

Oltre al pulsante dedicato, è disponibile una modalità “drag & drop” del file da desktop sulla scheda per attivare la funzione di associazione.

Il sistema lo archivierà nel “path principale”+”path secondario”+”nome del documento”

Il tipo di documento sarà uguale all’originale.

Il documento originale viene cancellato o meno a seconda del flag “rimuovo originale al caricamento” indicato sul modello.

Il flusso preferenziale associato parte automaticamente al primo caricamento del documento fisico sulla scheda solo se:

è previsto dal modello
l’ubicazione prevede presenza del file (link, file system o ftp)

1.4.2.1.2 La funzione di variazione¶

1.4.2.1.2.1 Variazione scheda¶

La variazione scheda è attivata esplicitamente su pressione del tasto modifica, o implicitamente ogni volta che si varino i dati della scheda (cambio stato, aggiornamento documento, …). Le funzioni di variazione della scheda documento sono abilitate sulla base della condizione reperita attraverso il seguente albero decisionale:

Le azioni di modifica della scheda documento dipendono dal seguente albero decisionale:

1.4.2.1.2.2 Variazione oggetto associato¶

La variazione dell’oggetto documento è attivata esplicitamente attraverso due fasi distinte: la pressione del tasto di estrazione per modifica e il successivo caricamento del documento.

1.4.2.1.2.3 Estrazione del file per variazione¶

La funzione di variazione del file pone in lock logico il documento dopo averne estratto una copia del file nella workarea. In tale condizione resta fino al successivo rientro da variazione.

Il tasto di estrazione per modifica è abilitato sulla base della condizione reperita attraverso il seguente albero decisionale:

1.4.2.1.2.4 Caricamento del file¶

La funzione di caricamento dell’oggetto file permette all’utente di selezionare un file o una directory da associare alla scheda documento corrente.

E’ disponibile in tre diversi contesti, con comportamenti che differiscono nelle azioni da effettuare al termine del caricamento.

I tre contesti sono:

prima associazione dell’oggetto al documento
aggiornamento del collegamento di un DOCOL
rientro da modifica di un documento DOCOF estratto per variazione

L’abilitazione della funzione di caricamento dipende dal seguente albero decisionale:

Le azioni di salvataggio legate al caricamento dell’oggetto documento dipendono invece dal seguente albero decisionale:

1.4.2.1.3 La funzione di eliminazione¶

Non è ammessa se il modello documento gestisce controllo operativo sugli utenti e l’utente non ha privilegio di eliminazione.

E’ disponibile solo su documenti correnti (non storici).

Non è MAI possibile eliminare, né fisicamente né logicamente, un documento su cui esista un flusso di trattazione valido

L’eliminazione applica il tipo di annullamento previsto dal modello (Fisico o Logico).

L’eliminazione fisica elimina il documento (scheda e file).

L’eliminazione logica (o annullamento) varia lo stato del documento corrente, portandolo allo stato Annullato previsto dal modello documento; il file associato non viene eliminato.

In presenza di revisioni, l’eliminazione (fisica o logica) riguarda sempre la revisione documentale corrente, quindi agisce sulla scheda corrente e su tutte le schede storiche che hanno la stessa Revisione Documento.

Ad esempio, data la seguente situazione storica:

Codice Doc	Revisione documento	Revisione scheda	Stato	Revisione corrente
10/0084	0	0	A	N
10/0084	0	1	A	N
10/0084	0	2	A	N
10/0084	1	0	A	N
10/0084	1	1	A	S

L’eliminazione fisica della revisione 1.1 porterà al seguente risultato:

Codice Doc	Revisione documento	Revisione scheda	Stato	Revisione corrente
10/0084	0	0	A	N
10/0084	0	1	A	N
10/0084	0	2	A	S

L’eliminazione logica della revisione 1.1 porterà al seguente risultato:

Codice Doc	Revisione documento	Revisione scheda	Stato	Revisione corrente
10/0084	0	0	A	N
10/0084	0	1	A	N
10/0084	0	2	A	S
10/0084	1	0	N	N
10/0084	1	1	N	N

All’eliminazione (fisica o logica) di documenti presenti in più revisioni verrà proposta la possibilità di riattivare come “corrente” la revisione documentale precedente. La riattivazione ricerca la scheda con Revisione Documento immediatamente precedente la revisione eliminata, e con Revisione Scheda massima. Su questo elemento imposta a “S” il flag Corrente.

Il comportamento dell’eliminazione dipende anche da altre variabili. In particolare:

E’ possibile solo una eliminazione logica di un documento con protocollo esterno valorizzato.
Analogamente, è possibile solo una eliminazione logica di un documento riferito in flussi chiusi o annullati o in plichi (in qualsiasi stato essi siano)

1.4.2.1.4 L’eliminazione¶

Le azioni di eliminazione del documento dipendono dal seguente albero decisionale:

1.4.2.1.5 Protocollazione documento¶

Accessibile se già non presente protocollo, attiva la protocollazione esterna del documento, generando un codice univoco all’interno dell’insieme documentale. E’ legata al privilegio di modifica scheda documento. Si attua con il pulsante a fianco del protocollo

1.4.2.1.6 Variazione stato documento¶

E’ accessibile solo se l’utente ha privilegi di modifica sulla scheda documento.

E’ possibile scegliere come “stato finale” solamente uno stato con funzione effettiva diversa da “N: Annullato” (non utilizzabile, in quanto identifica un documento eliminato logicamente e gestito dalla specifica funzione di eliminazione) e diversa da “D: Da Completare” (non utilizzabile in quanto identifica documenti specificatamente importati dall’esterno con le funzionalità di Classificazione automatica che abbiano avuto errori di transcodifica nella fase di importazione).

La funzione non è disponibile se il documento è già in stato annullato.

1.4.2.1.7 Attivazione flusso¶

Permette di attivare un flusso cui collegare il documento

1.4.2.1.8 Riferimento in plico¶

Permette di selezionare il plico in cui inserire il documento

1.4.2.1.9 Inoltra¶

Permette di stampare un documento o spedirlo via mail server o fax virtuali

1.4.2.1.10 Cambia stato¶

Permette di cambiare stato al documento

1.4.2.1.11 Visti¶

Permette di “vistare” un documento

1.4.2.1.12 Ricerca documenti¶

La ricerca viene risolta dai normali meccanismi di ricerca e ricerca avanzata.

1.4.2.2 Storico Documenti¶

Questo archivio contiene la storia delle modifiche ai documenti (solo se i documenti sono ”versionati”). Per ogni documento posso richiamare una qualsiasi versione precedente e visionarla. La maschera è analoga a quella dei documenti

1.4.2.3 Documenti da completare¶

Questa funzione contiene tutti i documenti che, arrivando da un flusso esterno o da una procedura esterna, hanno alcuni dati da completare prima di essere inseriti nel sistema di classificazione. La maschera è uguale a quella dei documenti

1.4.2.4 Filtro da procedure applicative¶

Nei punti applicativi esterni all’infrastruttura e propri dell’utente, dove la selezione non è già filtrata in base al contesto, viene proposta una griglia generalizzata in cui il periodo di selezione è fissato in modo che vengano reperiti i documenti inseriti nell’ultimo mese, ed è modificabile interattivamente dall’utente con un click per selezionare periodi più lunghi

1.4.3 Plichi¶

I PE sono associazioni logiche di documenti. Il PE non duplica documenti, ma punta ai documenti archiviati con la gestione documentale ed alle istanze delle eventuali funzioni applicative.

1.4.3.1 Struttura archivio plichi¶

I campi gestiti sono:

protocollo PE
riferimento corrente (potrebbe contenere un nome univoco che cambia durante il ciclo di vita del plico ed è gestito da procedure esterne.) default = codice PE a meno che una procedura di generazione o di aggiornamento non lo cambi. Non modificabile interattivamente.
descrizione PE
modello PE
stato PE
data creazione
utente creazione
data ultima modifica
utente ultima modifica
nota
descrizione per flusso
caratteristica 1 per flusso (attributo a valore)
caratteristica 2 per flusso (attributo a valore)
caratteristica 3 per flusso (attributo a valore)

i tre campi di caratteristica saranno subordinati al gruppo attributi definito sul modello del PE.
RIGHE documenti collegati (si ricorda che questo solo punta al documento gestito elettronicamente; lo stesso documento può essere inserito in più PE)
- identificativo documento (modello, protocollo, versione doc)
- data inserimento documento
- utente inserimento documento
- nota
RIGHE oggetti collegati I seguenti campi sono gestiti dalle funzioni di inserimento documento in PE presenti sul lato applicativo (ad es., la stampa RDA protocolla l’RDA come documento e lo inserisce nel plico). Servono per poter aprire da qui anche l’oggetto funzionale associato. Nella normale gestione interattiva non è possibile consentire l’inserimento di righe (questo verrà sempre effettuato dalla funzione applicativa relativa), ma solo la modifica della nota o l’eventuale eliminazione.
- Codice PE
- funzione applicativa generante
- id applicativo associato
- protocollo applicativo associato (è identico al precedente nei casi di id=protocollo)
- data inserimento
- utente inserimento
nota

Documenti -> Plichi

1.4.3.2 Le Funzioni¶

Viene offerta una normale gestione del PE in cui le funzioni possibili sono

creazione PE
eliminazione PE
inserimento documento in PE
eliminazione documento in PE
modifica documento contenuto in PE

Sulla griglia documenti associati vi saranno sempre due pulsanti (tasto destro) che consentono di:

Attivare la funzione di gestione dei documenti, richiamando la scheda del documento puntato, con i privilegi di accesso/modifica propri dell’utente.
visualizzare il documento associato (se consentito dai privilegi del documento)

E’ presente un pulsante per aprire un eventuale programma di gestione dati associata al documento. Questo si ottiene richiamando un apposito codice di funzione, prevalorizzato.

E’ prevista una funzione di “includi documenti di altro plico” che chiede un plico, visualizza i riferimenti ai documenti presenti nel plico e consente di selezionare un sottoinsieme di documenti che alla conferma vengono inclusi anche nel nuovo plico (quindi un documento può essere presente in più plichi).

Mediante le funzioni di stampa configurabile sarà possibile associare una stampa al PE (ad es., per stampare l’indice dei documenti associati).

Tutte le ricerche documentali partono normalmente dai documenti stessi e non dai PE. Dato un documento, è possibile sapere in quali PE è contenuto ed eventualmente accedervi.

1.4.3.2.1 Vincoli funzionali sui plichi¶

La corretta gestione delle variazioni di un documento inserito in un PE prevede l’attivazione della storicizzazione delle versioni del documento stesso, in modo da poter garantire in ogni momento la disponibilità dell’ultima versione del documento all’interno del PE.

La modifica di un documento inserito in un PE, fatte salve le opportune autorizzazioni per l’utente che effettua la modifica, gestisce il corretto riallineamento del documento versionato all’interno del PE stesso.

Un documento non può mai essere eliminato se è presente all’interno di un PE.