2 Interfaccia documentale¶

Per utente generico

Versione 1 del 13/03/2020

2.1 Generalità¶

Scopo della gestione documentale è fornire un supporto informatico che permetta di

gestire l’organizzazione dei documenti e dei dati ad essi collegati
gestire le funzioni di protocollazione (nominazione) di documenti
trattare l’archiviazione elettronica di documenti
organizzare opzionalmente i documenti in plichi documentali
permette l’inoltro di documenti (a stampanti, via mail, via fax virtuale)
apporre firme e/o numeri di protocollo a documenti
integrare i documenti nelle normali funzioni applicative

2.2 Documenti¶

I documenti sono organizzati in due parti:

Una scheda che descrive tutte le informazioni del documento
Il documento fisico vero e proprio; quest’ultimo per essere gestito da un utente deve avere sulla propria postazione di lavoro una funzione abilitata al trattamento del tipo di documento fisico stesso: ad esempio per un file pippo.doc deve essere disponibile una versione di Word che “apra” il documento in oggetto)

2.2.1 Gestione del documento¶

La maschera generale di gestione è la seguente

Documenti -> Documenti

Il dettaglio presenta:

informazioni di testa
caratteristiche proprie del documento, editabili
righe dei flussi associati al documento (in sola lettura). Non considerare
righe delle revisioni del documento (in sola lettura). Non considerare.
righe dei plichi in cui il documento è riferito (in sola lettura). Da ciascuna riga è possibile aprire il plico
righe dei documenti allegati al documento in oggetto
righe dei documenti principali, per cui il documento in oggetto è “allegato”
comandi aggiuntivi per
- L’associazione del file alla scheda documento. Usato sia per la prima associazione che per l’aggiornamento dopo revisione/modifica
- L’estrazione del file in lettura
- L’estrazione del file in revisione/modifica (solo per tipi ubicazione F e R e per i tipi documento F o C)
- L’annullamento di una estrazione per modifica
- L’attivazione di un flusso di trattazione, se previsto dal modello. Non considerare
- Il riferimento in un plico
- L’inoltro di un documento
- La variazione di stato del documento
- La visualizzazione di visti di un documento

2.2.1.1 La funzione di inserimento¶

2.2.1.1.1 Nuova scheda di classificazione¶

Il sistema chiede

modello documento (fra quelli ammessi per l’operatore)

Ricava automaticamente tutti i valori di default per i campi di testa e per le righe di classificazione. Ricava ugualmente il modello di protocollo da utilizzare per la generazione del codice interno e quello da utilizzare per la protocollazione esterna

L’utente compila i campi e valorizza le eventuali chiavi di ricerca previste dal modello

Alla conferma la procedura genera il codice interno e salva la scheda, aggiornando operatore e data-ora ultima modifica.

2.2.1.1.2 Associazione del file fisico¶

Se è prevista l’archiviazione elettronica del file, su una scheda già protocollata si rende disponibile il comando di associazione del file alla scheda, che attiverà le funzioni adeguate sulla base del tipo di ubicazione previsto dl modello di documento.

Oltre al pulsante dedicato, è disponibile una modalità “drag & drop” del file da desktop sulla scheda per attivare la funzione di associazione.

Il sistema lo archivierà nel “path principale”+”path secondario”+”nome del documento”

Il tipo di documento sarà uguale all’originale.

Il documento originale viene cancellato o meno a seconda del flag “rimuovo originale al caricamento” indicato sul modello.

L’eventuale flusso preferenziale associato parte automaticamente al primo caricamento del documento fisico sulla scheda solo se è previsto dal modello

2.2.1.2 La funzione di variazione¶

2.2.1.2.1 Variazione scheda¶

La variazione scheda è attivata esplicitamente su pressione del tasto modifica, o implicitamente ogni volta che si varino i dati della scheda (cambio stato, aggiornamento documento, …). Le funzioni di variazione della scheda documento sono abilitate sulla base della condizione di configurazione e privilegi reperita automaticamente dal sistema

2.2.1.2.2 Variazione documento fisico associato¶

La variazione dell’oggetto documento è attivata esplicitamente attraverso due fasi distinte: la pressione del tasto di estrazione per modifica e il successivo caricamento del documento.

Estrazione del file per variazione. La funzione di variazione del file pone in lock logico il documento (non può essere variato contemporaneamente da altri utenti) dopo averne estratto una copia del file nella propria “workarea”. In tale condizione resta fino al successivo rientro da variazione. Il tasto di estrazione per modifica è abilitato sulla base della condizione di configurazione e privilegi reperita automaticamente dal sistema.
Caricamento del file fisico; La funzione di caricamento del file permette all’utente di selezionare un file o una directory da associare alla scheda documento corrente. E’ disponibile in diversi contesti, con comportamenti che differiscono nelle azioni da effettuare al termine del caricamento.

I contesti sono:
- prima associazione dell’oggetto al documento
- rientro da modifica di un documento fisico estratto per variazione

L’abilitazione della funzione di caricamento dipende dalla condizione di configurazione e privilegi reperita automaticamente dal sistema

2.2.1.3 La funzione di eliminazione¶

Non è ammessa se il modello documento ha controllo sugli utenti e l’utente non ha privilegio di eliminazione.

E’ disponibile solo su documenti correnti.

L’eliminazione applica il tipo di annullamento previsto dal modello (Fisico o Logico).

L’eliminazione fisica elimina il documento (scheda e file).

L’eliminazione logica (o annullamento) varia lo stato del documento corrente, portandolo allo stato Annullato previsto dal modello documento; il file associato non viene eliminato.

Il comportamento dell’eliminazione dipende anche da altre variabili. In particolare:

E’ possibile solo una eliminazione logica di un documento con protocollo documento valorizzato.
E’ possibile solo una eliminazione logica di un documento riferito in flussi chiusi o annullati o in plichi (in qualsiasi stato essi siano)

Le azioni di eliminazione del documento dipendono dalla condizione di configurazione e privilegi reperita automaticamente dal sistema.

2.2.1.4 Variazione stato documento¶

E’ accessibile solo se l’utente ha privilegi di modifica sulla scheda documento.

La funzione non è disponibile se il documento è già in stato annullato.

2.2.1.5 Attivazione flusso¶

Permette di attivare un flusso pre-configrato; non considerare

2.2.1.6 Riferimento in plico¶

Permette di selezionare il plico in cui inserire il documento

2.2.1.7 Inoltra¶

Permette di stampare un documento o spedirlo via mail server o fax virtuali

2.2.1.8 Cambia stato¶

Permette di cambiare stato al documento

2.2.1.9 Visti¶

Permette di “vistare” un documento; non considerare

2.2.1.10 Ricerca documenti¶

La ricerca viene risolta dai normali meccanismi di ricerca, ricerca avanzata o particolari “query” associate al documento.

2.2.2 Storico Documenti¶

Questo archivio contiene la storia delle modifiche ai documenti (solo se i documenti sono ”versionati”) o i documenti eliminati “logicamente”. Per ogni documento si può richiamare una qualsiasi versione precedente e visionarla. La maschera è analoga a quella dei documenti. Non tutti gli utenti hanno visibile questa funzione

2.2.3 Documenti da completare¶

Questa funzione contiene tutti i documenti che, arrivando da un flusso esterno, hanno alcuni dati da completare prima di essere inseriti nel sistema di classificazione. La maschera è uguale a quella dei documenti

2.2.4 Filtro da procedure applicative¶

Nei punti applicativi dove non la selezione non è già filtrata in base al contesto, viene proposta una griglia generalizzata in cui il periodo di selezione è fissato in modo che vengano reperiti i documenti inseriti nell’ultimo mese, ed è modificabile interattivamente dall’utente con un click per selezionare periodi più lunghi

2.3 Plichi¶

I PE sono associazioni logiche di documenti. Il PE non duplica documenti, ma punta ai documenti archiviati con la gestione documentale ed alle istanze delle eventuali funzioni applicative.

Documenti -> Plichi

2.3.1 Le Funzioni¶

Viene offerta una normale gestione del PE in cui le funzioni possibili sono

creazione PE
eliminazione PE
inserimento documento in PE
eliminazione documento in PE
modifica documento contenuto in PE

Sulla griglia documenti associati vi saranno sempre due pulsanti (tasto destro) che consentono di:

Attivare la funzione di gestione dei documenti, richiamando la scheda del documento puntato, con i privilegi di accesso/modifica propri dell’utente.
visualizzare il documento associato (se consentito dai privilegi del documento)

E’ presente un pulsante per aprire un eventuale programma di gestione dati associata al documento. Questo si ottiene richiamando un apposito codice di funzione, prevalorizzato.

E’ prevista una funzione di “includi documenti di altro plico” che chiede un plico, visualizza i riferimenti ai documenti presenti nel plico e consente di selezionare un sottoinsieme di documenti che alla conferma vengono inclusi anche nel nuovo plico (quindi un documento può essere presente in più plichi).

Mediante le funzioni di stampa configurabile sarà possibile associare una stampa al PE (ad es., per stampare l’indice dei documenti associati).

Tutte le ricerche documentali partono normalmente dai documenti stessi e non dai PE. Dato un documento, è possibile sapere in quali PE è contenuto ed eventualmente accedervi.

2.3.1.1 Vincoli funzionali sui plichi¶

La corretta gestione delle variazioni di un documento inserito in un PE prevede l’attivazione della storicizzazione delle versioni del documento stesso, in modo da poter garantire in ogni momento la disponibilità dell’ultima versione del documento all’interno del PE.

La modifica di un documento inserito in un PE, fatte salve le opportune autorizzazioni per l’utente che effettua la modifica, gestisce il corretto riallineamento del documento versionato all’interno del PE stesso.

Un documento non può mai essere eliminato se è presente all’interno di un PE.